Grip op het ongrijpbare: ICT governance in de gemeente Lelystad
De overheid digitaliseert in hoog tempo, ook in Lelystad. In de jaren negentig werd informatie- en communicatietechnologie (ICT) nog voornamelijk gebruikt als hulpmiddel in de bedrijfsvoering, om documentstromen en interne processen te digitaliseren. Maar inmiddels is ICT overal. Het is een cruciale schakel geworden in het contact met de inwoner. Tal van gemeentelijke processen verlopen digitaal via het loket van de gemeentelijke website, op basis van complexe onderliggende systemen zoals digitale basisregistraties en DigiD. Goed werkende ICT is het kloppend hart van de gemeente. Het goed werkend houden van de gemeentelijke ICT is echter een steeds ingewikkelder opgave aan het worden.
Hoe is het onderzoek uitgevoerd?
In 2015 heeft de rekenkamer Lelystad besloten onderzoek te doen naar de ICT van Lelystad. Eerst hebben we een vooronderzoek uitgevoerd, waarvan de resultaten in november 2015 zijn uitgebracht. De rekenkamer Lelystad wilde met dit vervolgonderzoek nagaan of het ICT-beleid van de gemeente Lelystad goed is afgestemd op wat er nu en in de toekomst nodig is voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Ook wilden we vaststellen of, omgekeerd, de uitvoering van de huidige en toekomstige gemeentelijke taken goed wordt ondersteund door het gevoerde ICT-beleid.
Volgende stap nodig
De rekenkamer concludeert in dit onderzoek dat de gemeentelijke organisatie van Lelystad de afgelopen jaren hard heeft gewerkt aan het digitaliseren van de dienstverlening en de daarmee samenhangende interne werkomgeving. Lelystad voldoet nu dan ook aan wettelijke en landelijke bestuurlijke verplichtingen. Maar een volgende stap op weg naar ICT governance is nog niet gezet. Er waren wel kansen om strategische doelen, beleidsdoelen en ICT in samenhang te bezien, maar deze werden niet voldoende benut of er werd niet doorgepakt. Toch is die volgende stap wel nodig. ICT wordt steeds belangrijker. Budgetten voor ICT worden steeds groter, de afhankelijkheid van de hard- en software en opslag van gegevens (en de daaruit voortvloeiende kwetsbaarheid) wordt groter, veiligheids- en privacy-issues komen steeds vaker voor en de complexiteit van alle samenwerkingsverbanden zorgt voor risico op versnippering en eilandvorming. Het is nodig dat het gemeentebestuur en de ambtelijke top dit weten, begrijpen en daadwerkelijk gaan aansturen.
Zie ook het filmpje dat de rekenkamer heeft gemaakt over dit onderzoek.
Gebrek aan verbinding tussen politiek en werkvloer
De belangrijkste rode draad uit dit onderzoek is een gebrek aan verbinding tussen enerzijds de Lelystadse politiek en haar beleidsprioriteiten en anderzijds de gemeentelijke werkvloer waar de ICT-projecten worden ontwikkeld en uitgerold. Bezien vanuit het perspectief van de raad heeft de gemeente Lelystad een ‘governance’-probleem, dus een probleem met de aansturing van ICT en de controle hierop. Het is begrijpelijk dat de raad zich hierover zorgen maakt en meer grip op het ICT-beleid wil hebben. De rekenkamer geeft in dit onderzoek zeven aanbevelingen voor verbetering aan de gemeenteraad.
- Bestuurlijke nota ‘Grip op het ongrijpbare, rekenkameronderzoek naar ICT governance voor adequate sturing door de Lelystadse raad op ICT’.
- Nota van bevindingen ICT onderzoek ‘Het ongrijpbare welbegrepen’.
- Vooronderzoek ICT rekenkamer Lelystad.
- Raadsbesluit van 16 januari 2018 over het onderzoek ICT Governance (pagina 6 van de pdf).
